חמש הטעויות הנפוצות ביותר בהכנת מצגות

במאמר קצר זה ניגע במספר נקודות כואבות שאם נשפר אותם

המצגת הבא שלנו תהיה הרבה יותר טובה.

    1. הכנה ומיקוד לא נכון

לפני שמתחילים להכין מצגת צריך לשאול את עצמינו:
מה המטרה? ואיך מגיעים אליה? מה מעניין וימשוך את קהל היעד ?
לדוגמה במצגת שיווקית נשאל את עצמינו קודם כל מי קהל היעד ונתמקד בתועלת שקהל היעד יפיק ממוצר שאנו אמורים לשווק.

במצגת טכנית נשאל את עצמינו מול מי אנחנו מדברים ומה הרקע הטכני שלו.
מנהל אופרציה יתעניין במערכת ניהול יעילה או לחילופין בהתקנה מהירה ללא תקלות ואילו מנהל הנדסה או פיתוח יתעניין בתכונות החדשות שיקבל ובתאימות הטכנולוגית לממשקים אחרים.

focus

    1. מצגת עמוסה, מלל רב

שקף צריך להכיל 1 עד 4 שורות טקסט קצרות (LESS IS MORE). ככל שכמות הטקסט נמוכה יותר קשב הקהל למרצה עולה (אנשים פחות עסוקים בלקרוא ויותר בלהקשיב).

במקומות שכמות הטקסט גדולה במיוחד (ודאי יצא לכם לראות מצגת עם 20 שורות בפונט 7) חוץ מתיסכול של הקהל בנסיון נואש לקרוא את הטקסט תשומת הלב לא תהיה למרצה אלא לכתוב בשקף.

מה אם יש לנו הרבה מה לומר על השקף? תמיד נעדיף לדבר עם הקהל ולהעביר את התוכן פנים אל פנים אם חייבים שקף ארוך העיצה היא פשוט לפצל את השקף ל-2 שקפים.

    1. מצגת עמוסה, לא ויזואלית

מצגת צריכה להיות כמה שיותר ויזואלית אין תיאור גרף כצפייה על הגרף עצמו, אין תיאור מוצר כתמונה דגם או סרט.
מצגת שיש בה רק מלל, ללא תמונות או סרטים – מקבלת גוון מאוד חד גוני.
יכולת הקשב של הקהל יורדת וככל שהזמן עובר הקהל עלול לאבד עניין. לכן תמונות, סרטים, הדגמות או כל דבר יגוון ויחייה את המצגת ואת ההרצאה.

pic-than4

    1. מבנה לא נכון

מצגת נכונה צריכה פתיח גוף וסיכום, מבנה זה מקנה סדר והקשר בין חלקיה השונים.
כשמציגים מומלץ למלא אחר הכללים הבאים:
א. ספרו על מה אתם הולכים לדבר
ב. דברו והסבירו את המסר שלכם
ג. קשרו כל נושא לנושא הקודם, חשוב “לתפור” את המצגת ולקשר בין נושא לנושא כך שהקהל ישמור על רמת הקשב,
לדוגמה עד עכשיו דיברנו על הגורם X עכשיו נסביר איך הוא משפיע על Y.
ד. סיכום, נדבר על מה דיברנו, החזרה תעצים את המסר והקהל יזכור יותר.

    1. תיכנון לא נכון של זמן

       

זמן ממוצע לשקף הינו כ-3 דקות יש לתכנן את אורך ההרצאה בהתאם.
אני מניח שנתקלתם כבר באנשים שתיכננו מצגת מרובת שקפים 25 לדוגמא לזמן מוקצב של 45 דקות מה היה בסופה של מצגת זו?
מנסיוני לקראת אמצע המצגת מתחילים לדלג על שקפים במקרה הטוב, מעבירים את כל השקפים מהר וחורגים ממסגרת הזמן במקרה הרע ובמקרה הגרוע שילוב של כל הנ”ל פלוס הרס של מבנה התוכן שרצינו להעביר.
לכן תירוצים כמו “השקפים קצרים” או “יש הרבה תמונות” לא יתפסו, כי הדיבור שלנו (המרצים) ימלא את הזמן.

clock-2545142_960_720

GetPersonaPhoto

אריאל זנג, מייסד ומדריך ראשי ב”PRESENT PERFECT” ™ מביא איתו מעל 20 שנות ניסיון בשיווק וניהול הדרכה. ובעל M.B.A  במנהל עסקים (התמחות שיווק), מאוניברסיטת בר-אילן.

סדנאות וייעוץ ניתן לקבל באנגלית, עברית וספרדית.

ariel@pr-perfect.net, 052-5611301

אנשים התעניינו גם:

חמש הטעויות הנפוצות ביותר בהעברת מצגת והפעם -שפת גוף לא מילולית

נסו ותופתעו, שלושה דברים שישדרגו לכם את ההרצאה

על פחד קהל